INFORMATIVA PRIVACY
per i trattamenti afferenti alla procedura di segnalazione “Whistleblowing”
Vi invitiamo a leggere attentamente la presente informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 da CNA Romagna Servizi srl in qualità di Titolare del trattamento, con specifico riferimento ai dati personali trattati nell’ambito dell’utilizzo del portale “Whistleblowing” (di seguito anche “Portale”) messo a disposizione quale canale interno per inviare segnalazioni riguardanti violazioni del diritto nazionale e della normativa europea nelle fattispecie tipizzate dalla normativa di riferimento D. Lgs. n. 24/2023 (di seguito, complessivamente, “Segnalazioni”).
Per ogni ulteriore informazione sulle violazioni segnalabili ai sensi del D. Lgs. 24/2023, sull’utilizzo del canale interno di segnalazione predisposto e sui canali esterni di segnalazione, vi invitiamo a prendere visione del documento “Whistleblowing Policy” e nel documento “Manuale segnalante” disponibili sul Portale.
In generale, i dati personali saranno trattati nel rispetto dei principi riconosciuti dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e dei criteri di riservatezza espressamente previsti dal D. Lgs. n. 24/2023.
1 TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento è CNA Romagna Servizi srl con sede in Leopoldo Piazza Tosi n. 2 – 47923 Rimini, P.IVA/C.F. 04275140400, email info@cnaromagnaservizi.it, PEC cnaromagnaservizi@cert.cna.it, Tel: 0541.760211.
CNA Romagna Servizi srl ha provveduto alla nomina del Responsabile per la Protezione dei Dati (DPO) contattabile all’indirizzo e mail dpo@cnaromagnaservizi.it
2 DATI PERSONALI TRATTATI
CNA Romagna Servizi srl, in ossequio a quanto previsto dal D. Lgs. n. 24/2023, ha implementato un proprio canale interno per l’invio di segnalazioni riguardanti atti, comportamenti e/o omissioni che costituiscano violazioni del diritto nazionale e della normativa europea nelle fattispecie tipizzate dalla normativa di riferimento (di seguito “Segnalazioni”). Tale canale prevede l’utilizzo di un apposito Portale “Whistleblowing” accessibile al link https://www.cnarimini.it/whistleblowing/ tramite il quale il segnalante, con le garanzie di riservatezza previste, potrà comunicare ogni opportuna informazione sulle presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con CNA Romagna Servizi srl nell’ambito dei rapporti giuridici qualificati considerati dal legislatore, affinché siano sottoposte al Gestore delle segnalazioni designato da CNA Romagna Servizi srl.
Tanto premesso, i dati personali oggetto di trattamento sono quelli di seguito indicati con riferimento alle diverse categorie di interessati potenzialmente coinvolte. In particolare, si segnala che il conferimento dei dati contrassegnati dal simbolo asterisco (*) nei campi compilabili presenti nelle diverse sezioni della segnalazione tramite Portale è necessario al fine di concludere con successo l’invio di una segnalazione.
Durante la compilazione di una Segnalazione, invitiamo il segnalante a non fornire dati particolari ai sensi dell’art 9 Regolamento o dati relativi a reati e condanne penali ai sensi dell’art. 10 Regolamento, salvo non li ritenga strettamente indispensabili ai fini dell’invio e della gestione della Segnalazione stessa.
Dati riferibili al soggetto segnalante: al segnalante, come da campi compilabili presenti nelle diverse sezioni della segnalazione tramite Portale, sarà richiesto di indicare propri dati personali quali: nome, cognome, qualifica o mansione lavorativa all’epoca dei fatti segnalati e qualifica attuale, indirizzo email personale nonché ogni altra informazione o dato, anche personale, eventualmente contenuto nei campi di segnalazione che richiedono la descrizione in fatto dell’illecito. Tramite il Portale è inoltre possibile allegare documenti, che potrebbero a loro volta contenere dati personali riferibili al segnalante o a terzi soggetti. Il segnalante può inoltre scegliere di procedere alla Segnalazione, sempre tramite Portale, attraverso una registrazione vocale: in tale ipotesi saranno oggetto di trattamento tutti i dati conferiti con la registrazione, unitamente alla voce del Segnalante stesso che, a tutela della riservatezza, verrà automaticamente distorta dal Portale.
Il segnalante può decidere di inviare Segnalazioni anonime dunque può scegliere di non indicare al momento della Segnalazione propri dati idonei a identificarlo o renderlo identificabile. Tali dati possono essere forniti successivamente tramite integrazioni della Segnalazione.
Si segnala che qualora il segnalante indichi tra i propri dati personali anche un indirizzo email di riferimento, questo sarà utilizzato per la ricezione di comunicazioni afferenti alla segnalazione (es. avviso di lettura e aggiornamenti sulla gestione della Segnalazione). Pertanto, a garanzia di piena riservatezza, si suggerisce di non indicare indirizzi email aziendali e/o condivisi con altri soggetti, utilizzando solamente recapiti email ad uso personale ed esclusivo.
L’identità del segnalante è ad ogni modo sempre tutelata dal punto di vista della riservatezza: un eventuale disvelamento dell’identità della persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alle Segnalazioni avverrà sempre con il consenso espresso della stessa, come previsto dalla normativa di riferimento.
Dati riferibili a soggetti terzi: il segnalante, nell’ambito della Segnalazione, potrebbe eventualmente comunicare anche dati personali riferibili a terzi soggetti qualora lo ritenga indispensabile (ad esempio persone a conoscenza dei fatti, esecutori della condotta ritenuta illecita, persone del medesimo contesto lavorativo e colleghi di lavoro). Pertanto, a discrezione del segnalante, potrebbero essere raccolti dati personali di terzi quali nome, cognome, contatti di recapito, ente o azienda di appartenenza, mansione aziendale o ruolo rivestito.
Dati riferibili al gestore della segnalazione: al Gestore della segnalazione sono assegnate apposite credenziali di accesso al Portale (account “Responsabile della Segnalazione”) per lo svolgimento delle relative attività di ricezione e seguito alle Segnalazioni. Con riferimento a tali interessati sono trattati dati quali: nome, cognome, indirizzo email.
Dati di navigazione e cookie tecnici: Tutte le operazioni effettuate sulle Segnalazioni, da parte di tutte le tipologie di utente, vengono registrate nei log di sistema in maniera anonima e criptata. Il Portale utilizza esclusivamente cookie tecnici di sessione e non utilizza alcun tipo di cookie di profilazione e/o di terze parti.
3 FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA
Nei limiti stabiliti dalla normativa vigente, i Dati saranno trattati da CNA Romagna Servizi srl per le seguenti finalità:
a) per permettere lo svolgimento delle operazioni strettamente connesse e strumentali alla corretta ricezione e gestione delle Segnalazioni inviate attraverso il Portale “Whistleblowing”. I dati e le informazioni forniti dal segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite, anche omissive, delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto con CNA Romagna Servizi srl vengono trattati allo scopo di dar corso alle necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione nonché, ove fondate, per l’adozione dei conseguenti provvedimenti. Pertanto, il mancato conferimento dei dati personali richiesti al tal fine, ovvero l’accertata erroneità degli stessi, potrebbero comportare l’impossibilità di concludere con successo la procedura di segnalazione. La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi normativi, con riferimento in particolare al D. Lgs. n. 24/2023 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
b) per permettere l’adempimento di obblighi eventualmente previsti da ulteriori fonti normative cogenti ovvero a disposizioni impartite dalle Autorità alle quali CNA Romagna Servizi srl sia soggetta. Il conferimento dei dati personali e il relativo trattamento per tale finalità sono necessari per poter adempiere agli obblighi di legge posti in capo a CNA Romagna Servizi srl in conformità alle leggi applicabili, che possono includere la conservazione e la comunicazione dei dati alle autorità competenti.
4 DESTINATARI E TRASFERIMENTI DI DATI PERSONALI
I dati personali verranno posti a conoscenza del Gestore delle segnalazioni designato, debitamente designato e istruiti ai sensi dell’art 28 Regolamento. L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione dalla quale possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non saranno rivelate a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alla Segnalazione se non con il consenso espresso del segnalante e, nei casi previsti dalla legge, anche previa condivisione delle ragioni del disvelamento.
Il trattamento dei dati personali è inoltre, in parte, per quanto concerne il Portale, affidato a soggetti terzi debitamente designati Responsabili del trattamento in quanto trattano dati per conto di CNA Romagna Servizi srl (ad esempio, il fornitore del Portale, la società DigitalPa SpA).
Infine, i dati personali verranno comunicati, ove richiesto o necessario, alle competenti Autorità in base a quanto disposto dalle leggi vigenti.
Nel caso in cui sussistano i requisiti previsti dalla normativa di riferimento e il segnalante intenda rivolgersi ai canali esterni di segnalazione ANAC o si renda necessario trasmettere la Segnalazione alle altre Autorità competenti, questi agiranno come autonomi e distinti Titolari del trattamento e, pertanto, si invita a fare riferimento alle procedure e alle informative privacy messe a disposizione da questi.
I dati non saranno oggetto di diffusione e non è prevista la loro trasmissione in paesi diversi da quelli dell’Unione Europea o dallo Spazio Economico Europeo.
5 CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI
I dati personali trattati per la finalità di Gestione delle Segnalazioni saranno conservati per cinque anni dalla chiusura di una segnalazione.
I dati personali trattati per la finalità di assolvimento a Obblighi di legge saranno conservati per il periodo previsto dalla norma cogente applicabile.
6 DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato potrà chiedere, nei limiti di quanto previsto dagli articoli 15 – 22 del Regolamento, di accedere ai dati e al trattamento e, nei casi previsti, di rettificare e cancellare i Dati, chiederne la portabilità presso altro titolare nonché la limitazione del trattamento od opporsi allo stesso. Nei casi in cui, dietro espressa richiesta del Titolare, l’interessato presti il consenso alla rivelazione della sua identità a soggetti a persone diverse da quelle competenti a ricevere e dare seguito alle Segnalazioni, potrà revocare in ogni momento tale consenso a patto che il Titolare non abbia già provveduto a rendere nota la sua identità sulla base del consenso previamente e legittimamente prestato.
Si segnala che, in considerazione della natura intrinseca dei dati trattati e delle finalità del trattamento, in caso di ricezione di istanze di esercizio dei diritti, CNA Romagna Servizi srl terrà conto di quanto previsto dall’art. 2 undecies Codice Privacy rubricato “Limitazioni ai diritti dell’interessato” che, alla lettera f), prevede che i diritti di cui agli articoli 15-22 del Regolamento non possono essere esercitati qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità di colui che effettua una Segnalazione, pregiudizio che verrà valutato, nel concreto, caso per caso e solo ove si tratti di una misura necessaria e proporzionata. In tali casi, i diritti dell’interessato, ai sensi dell’art. 2 undecies, comma 3, Codice Privacy, possono essere esercitati anche tramite il Garante per la protezione dei dati personali con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.
L’interessato (qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali sia contrario alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali) ha diritto - salvi i limiti di cui all’art. 2 undecies Codice Privacy di cui sopra - di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le istruzioni reperibili al seguente link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
Per l’esercizio di tutti tali diritti, al fine di garantire al segnalante e agli ulteriori soggetti cui spetta la tutela di cui al D. Lgs. 24/2023, gli interessati sono invitati a rivolgere le relative istanze ai recapiti del DPO, contattabile all’indirizzo mail dpo@cnaromagnaservizi.it
Per maggiori informazioni, si invita a consultare la sezione del sito web del Garante “I miei diritti” www.gpdp.it/i-miei-diritti, dove è possibile conoscere i diritti riconosciuti alle persone in materia di protezione dei dati, scoprire le tutele previste dalla normativa vigente e come attivarle.
